10 правил как правильно проводить совещания

10 железных правил Адизеса

Правило №1. Конкретизируйте.

Главная проблема проведения совещаний заключается в том, что каждый человек имеет свои взгляды на проблему, свои интересы, свое мнение. При этом на совещании, чтобы принять правильное решение, необходимо всех этих людей объединить.

Кроме того, носители разных стилей по-разному интерпретируют одни и те же слова. К примеру, под словом «планирование» импульсивный Предприниматель (Е) понимает формулировку желаемого состояния. Для Производителя (P) это слово вообще чуждо, поскольку он все время погружен в решение текущих проблем и не привык загадывать наперед. Для педантичного Администратора (А) процесс планирования заключается в прогнозировании и составлении нового бюджета. Интегратор (І), в свою очередь, под составлением плана подразумевает процесс взаимодействия всех членов команды в процессе планирования. Каждый «на своей волне».

Правило №2. Создайте доброжелательную атмосферу

Начинайте собрание только тогда, когда люди расслаблены. В атмосфере всеобщего возбуждения и напряженности продуктивности не добиться. Прежде, чем открыть совещание, попросите собравшихся сделать глубокий вдох и выдох. Это поможет несколько снизить градус напряженности и настроиться на позитивный лад.

Правило №3. Дайте людям возможность говорить. Говорить по правилам.

Чтобы высказать свою точку зрения, каждый выступающий должен иметь право говорить ровно столько, сколько ему нужно. При этом никто не может его перебивать. Ни жестами, ни словом. Каждый, кто вольно или невольно перебьет выступающего, должен заплатить штраф в виде пожертвования какой-нибудь благотворительной организации или фонду.

После того, как говорящий закончил выступление, ему необходимо подать знак – обвести всех взглядом, а потом посмотреть направо. Почему именно вправо? В соответствии с принципами нейролингвистического программирования этот прием означает, что человек обращается в будущее. К слову, стрелки часов также идут по кругу строго слева направо.

Следующим эстафету выступающего принимает тот, кто первый поднимет руку справа от предыдущего оратора. Если тот, кто находится слева, сделал это быстрее, то ему придется подождать.

Правило №4. Называйте людей по имени

Говорящий закончил свою речь. Перед тем, как передать право говорить следующему коллеге, он должен обратиться к нему по имени или по имени отчеству. Такое обращение подчеркивает уважение к человеку, позволяет охладить накаленную обстановку и избавиться от тени враждебности.

Правило №5. Ограничьте время собрания

Остерегайтесь растягивать совещания до бесконечности. Оптимальное время проведение летучки – 1 час 20 минут. Длительные собрания – прямая угроза продуктивности работы и работоспособности персонала. Зная, что время ограничено, люди лучше концентрируются и максимально сосредотачивают свое внимание на проблеме.

Правило №6. Начинайте совещание вовремя

Возьмите себе за привычку начинать совещание своевременно. Не опаздывайте и не позволяйте опаздывать другим. Если все-таки такое произошло, то опоздавший должен заплатить штраф либо сделать 10 отжиманий. Если отжимания не по душе, придумайте на свое усмотрение что-то безобидное.

То же самое касается ухода раньше времени. Покинувший зал заседаний не имеет права вернуться обратно. Учите сотрудников ценить и бережно распоряжаться этим драгоценным ресурсом - своим и чужим временем. Поверьте, этот подход дисциплинирует и приносит хорошие результаты.

Правило № 7. Забудьте о смартфонах.

Никаких смартфонов и звонков. Никаких лэптопов и проверки электронной почты. Никаких подписываний документов и прочей бумажной требухи. Делая все вышеперечисленное, вы отвлекаете коллег от рабочего процесса. Тем самым вы выражаете свое неуважительное отношение к ним. Поэтому на то недолгое время встречи наложите на гаджеты и бумажную работу табу.

Правило №8. Не путайте «действительное, желаемое и требуемое»

Четко разграничьте следующие понятия: действительное (я сделаю), желаемое (я хочу сделать) и требуемое (мне следует сделать). Как правило, люди склонны путать эти три понятия, из-за чего происходит неразбериха, и задачи оказываются невыполненными.

Правило №9. Разбирайте «полет» поэтапно: вопросы, сомнения, возражения

Для того, чтобы обсуждение предложенного вопроса не превратилось в сумбур и беспорядок, Ицхак Адизес предлагает рассматривать спорные вопросы поэтапно.

Первое, что нужно сделать каждому участнику сборов, это поделить лист бумаги на три части. В первой части необходимо записать все вопросы, во второй – сомнения, в третьей – возражения. Говоря о вопросах, имеется ввиду получение дополнительной информации, которая необходима, чтобы развеять сомнения по поводу окончательного решения. Сомнения означают, что человека что-то смущает, и он не уверен, что решение приведет к желаемому результату. И, наконец, возражения – это причины, по которым человек не согласен с выдвинутыми вариантами решения проблемы.

Итак, первое, с чего начинается обсуждение, это вопросы. Все выясняют для себя неясные моменты. Вопросы не воспринимаются в штыки, поскольку единственная цель – получить больше информации. С каждым новым ответом на вопрос в решение вносят поправки, и оно становится все более согласованным.

Затем настает черед сомнений. Доктор Адизес рекомендует сомнения трансформировать в вопросы, соответственно, возражения - в сомнения. После того, как получены все ответы на очередные вопросы (бывшие сомнения), то же самое он предлагает сделать с сомнениями (бывшими возражениями). Таким, образом, получив ответы на все интересующие вопросы, окончательно развеяв все сомнения и избавившись от возражений, команда управленцев получает согласованное, усовершенствованное и предельно ясное решение. Без шума и пыли, как говорится.

Правило №10. Прислушивайтесь к уровню шума

Когда вы едите по шоссе и вдруг замечаете, что двигатель вашего автомобиля начинает издавать какие-то странные звуки, что вы делаете? Останавливаетесь, чтобы проверить, есть ли неисправность.

То же самое необходимо делать в компании. Когда в ходе встречи вы замечаете, что уровень шума заметно увеличился, прервите его. Сделайте паузу. Конфликт перестает быть конструктивным. Ссора разгорается. Как из рога изобилия начинают сыпаться взаимные обвинения, придирки и даже бранные слова. Не ждите, пока двигатель загорится во время движения. Просто притормозите. Иногда людям требуется время, чтобы хорошенько обдумать обсуждаемый вопрос.

Подбивая итог, можно смело заявить о том, что правила – единственный способ объединить всех игроков на одном поле. Без соблюдения конкретных установок представители разных стилей не смогут наладить эффективную коммуникацию, что приведет к стычкам, взаимному непониманию и застопорит движение компании вперед. Поэтому, возьмите правила проведения совещаний по Адизесу себе на заметку. Придерживаясь хотя бы некоторых из них, вы укрепите взаимное уважение и доверие, которые являются корнем успешного решения всех проблем.

Источник:
adizes.me